35. 知っておくべきマイナンバーの本人確認方法

企業が従業員からマイナンバーを取得する際には、その従業員が本当にそのマイナンバーの正しい持ち主なのかという本人確認が必要です。この本人確認の方法については、法令により細かなルールが定められていますので、これに則って行わなければいけません。

ここでは、マイナンバーの本人確認方法についてご説明します。

マイナンバー取得の際には本人確認が必要

マイナンバーは重要な個人情報なので、マイナンバーは本人しか知らないのが原則となっており、他人にむやみに教えるものではありません。

また、他人のマイナンバーを使い、本人になりすますといった事態に備えて、企業が従業員からマイナンバーを取得する場合には、番号確認だけでなく身元確認も行わなければいけないことが定められています。

本人からマイナンバーを提供してもらう場合の本人確認

マイナンバーを本人に直接確認する場合、個人番号カードの提示を受けていれば、番号確認と身元確認の両方ができます。

個人番号カード以外を利用する場合は、番号カードまたは番号付きの住民票(または住民票記載事項証明書)によって番号確認を行い、免許証またはパスポートで本人確認を行う必要があります。免許証やパスポートを持っていない場合には、保険証と年金手帳などの書類を、2つ以上組み合わせることで対応できることもあります。

また、過去に本人確認の上で作成したファイルを利用するといった方法で確認できることもあります。

代理人からマイナンバーを提供してもらう場合の本人確認

企業において、代理人からマイナンバーを提供してもらう際には、代理権、代理人の身元、本人の番号の3つを確認しなければいけません。

代理権については、親などの法定代理人については戸籍謄本など、任意代理人については委任状で確認を行い、代理人の身元については、代理人の個人番号カードや免許証で確認をします。そして、本人の番号については、本人の個人番号カードや通知カード、番号付き住民票などを利用して確認します。

従業員の扶養親族の本人確認が必要な場合もある

企業が税や社会保険の手続を行う際に、従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になることがあります。この場合は、届出義務者が誰になっているかによって、企業が扶養家族の本人確認が必要かどうか決まるでしょう。

例えば、国民年金の第3号被保険者を届出する際には、届出義務者は第3号被保険者である扶養親族になりますから、本人確認が必要です。通常は、従業員が扶養親族の代理人となることが予想されるので、企業は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合のルールに従って、扶養親族の本人確認を行う必要があります。

また、年末調整の際の扶養控除等申告書の提出では、届出義務者は従業員になりますから、扶養親族の本人確認は不要です。

企業でマイナンバーを取り扱う際には、本人確認に注意しておく必要があります。本人確認のルールは少々ややこしいものになっていますから、マイナンバー制度導入前にきちんと把握しておいた方が良いでしょう。

マイナンバー対策に必要なログ管理とは?

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